Na każdym przedsiębiorcy ciąży szereg różnych obowiązków związanych z przepisami BHP, regulaminami pracy i wynagradzania czy chociażby ewidencją pracy. Warto zapoznać się z tym obszarem chociaż pobieżnie, ponieważ kary za zaniedbania mogą sięgać kilkudziesięciu tysięcy złotych. Obostrzenia, o których piszemy poniżej dotyczą pracowników zatrudnionych na umowę o pracę.

1. Ocena ryzyka zawodowego

Jak by to nie brzmiało w przypadku startupów i młodych firm, każdy przedsiębiorca zobowiązany jest do dokonania formalnej oceny ryzyka zawodowego związanej z danym stanowiskiem (np. potencjalnych wad wzroku i kręgosłupa w przypadku wielu godzin spędzonych przed komputerem).

Dlatego przynajmniej w teorii, podpisując z kimś umowę o pracę należy wręczyć mu również formularz z informacją o ryzykach związanych z jego stanowiskiem i sposobach ich minimalizowania.

2. Badania lekarskie

Każdy pracownik, przed rozpoczęciem pracy musi mieć zrobione wstępne badania lekarskie. Twoim obowiązkiem jako pracodawcy jest zawarcie umowy z zakładem opieki zdrowotnej lub lekarzem prowadzącym i skierowanie tam przyszłych pracowników.

Kary za dopuszczenie pracowników do pracy bez aktualnego orzeczenia lekarskiego mogą sięgać 30.000 zł. Orzeczenie lekarskie należy przechowywać w aktach pracowniczych.

Pracownik podlega również okresowym badaniom lekarskim, a częstotliwość ich przeprowadzania wynika ze stopnia zagrożenia dla zdrowia spowodowanego pracą na danym stanowisku. Pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie.

3. Szkolenia BHP 

Każdy pracownik musi zostać formalnie przeszkolony w zakresie BHP (bezpieczeństwa i higieny pracy). Szkolenia takie można zlecić wyspecjalizowanej firmie i tak to się w praktyce odbywa.

Szkolenia dzielą się na wstępne i okresowe. Przy szkoleniu wstępnym (przed rozpoczęciem pracy) pracownicy dowiadują się o ogólnych uwarunkowaniach pracy w danym miejscu, a w przypadku bardziej specjalistycznych zawodów, również na danym stanowisku. Zawody te podlegają również szkoleniom okresowym.

Kartę szkolenia (dowód jego odbycia, z podpisem pracownika) należy przechowywać w aktach pracowniczych. Pamiętaj, że również Ty jako pracodawca musisz przejść szkolenie z zakresu BHP, chyba że rolę osoby odpowiedzialnej za te kwestie będzie pełnić inna osoba posiadająca odpowiednie kwalifikacje (zwykle jest to podmiot zewnętrzny świadczący usługi związane z BHP, o którym mowa wyżej).

4. Ewidencja czasu pracy

Jako pracodawca masz obowiązek rejestrowania czasu pracy swoich pracowników. Ewidencja taka musi zawierać m.in. informację o 

• liczbie przepracowanych każdego dnia godzin
• liczbie i rodzaju dni wolnych, urlopów i zwolnień

Nie martw się, formalne prowadzenie tej ewidencji można także zlecić, ale w biurze (lub za pomocą specjalnego programu) musisz rejestrować przynajmniej godziny obecności w pracy. Pracownicy mają prawo wglądu i zrobienia sobie kopii tej dokumentacji.

Pamiętać trzeba, że w przypadku zatrudniania większej liczby pracowników koniecznym może być przygotowanie i wprowadzenie w ramach struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa dodatkowych dokumentów takich jak regulamin pracy lub regulamin wynagradzania (jest to zawsze obowiązkowe w przypadku zatrudniania więcej niż 50 pracowników, zaś w przypadku, gdy zatrudnionych jest co najmniej 20 osób, wprowadzenia takich dokumentów może żądać zakładowa organizacja związkowa). Istotnym jest też prowadzenie odpowiedniej dokumentacji, takiej jak przykładowo lista płac – zwykle robią to wewnętrzne księgowe lub specjalizujące się w tym podmioty działające w ramach outsourcingu.

5. Zgłaszanie do ZUS

Każdy pracownik musi zostać zgłoszony do ZUS jako ubezpieczony. Jest to odpowiedzialność pracodawcy i jeden z wielu powodów, aby korzystać z usług biura rachunkowego, które przeprowadzi taką operację w imieniu spółki.

Podobnie rzecz się ma z zakończeniem stosunku pracy. Należy taki fakt zgłosić w ZUS.

6. Świadectwa pracy

Każdemu pracownikowi z którym rozwiązuje się umowę należy wydać świadectwo pracy w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy, najpóźniej  jednak w ciągu 7 dni od daty zakończonego stosunku pracy.

7. Urlopy

Każdemu pracownikowi przysługuje prawo do pełnopłatnego urlopu, w zależności od stażu pracy:

• 20 dni, jeśli pracownik zatrudniony jest krócej niż 10 lat
• 26 dni, jeśli pracownik zatrudniony jest 10 lat i dłużej

Rozpoczynający swoją pierwszą pracę nabywają prawo do urlopu systematycznie, po 1.66 dnia w skali roku po każdym pełnym przepracowanym miesiącu. Pozostali pracownicy mają prawo do pełnego urlopu wraz z każdym nowym rokiem kalendarzowym.

Warto wiedzieć, że pracownicy z wyższym wykształceniem w zakresie prawa do urlopu traktowani są tak, jakby mieli już 8 lat stażu pracy. Inne okresy stażu obowiązują absolwentów innych szkół (podstawowych, średnich).

Każdemu pracownikowi przysługuje w ciągu roku do 4 dni tzw. urlopu na żądanie, którego pracodawca nie może mu odmówić.

Temat urlopów to w ogóle znacznie szersze zagadnienie. Na przykład jednorazowo pracownik musi odpoczywać nie krócej niż 14 dni (w przypadku urlopu wypoczynkowego). Jeśli nie wykorzysta należnego urlopu w danym roku, to bezwzględnie musi go wykorzystać do 30 września następnego roku. Dodatkowo, dochodzi cały obszar urlopów związanych z rodzicielstwem.

Takich różnych niuansów jest więcej i warto, aby pracodawca chociaż w dużym stopniu ogólności zdawał sobie z nich sprawę przed decyzją o zatrudnianiu pracowników.

8. Zwolnienia

Każdy ma prawo zachorować. Prędzej czy później Twoi pracownicy będą brali zwolnienia lekarskie w związku z chorobą lub inną niezdolnością do pracy. Składki na ubezpieczenia społeczne, które opłacasz za pracowników przeznaczone są m.in. na finansowanie takich sytuacji, bo pracownikowi należy sie zgodnie z prawem wynagrodzenie za ten czas.

Niestety, pierwsze 33 dni (14 dni dla pracowników powyżej 50 roku życia) takiego zwolnienia w ciągu roku pokrywa pracodawca. Po wyczerpaniu tego okresu obowiązek wypłaty przechodzi na ZUS.

9. Pracownicze Plany Kapitałowe

Już za kilka miesięcy, 1 stycznia 2021 rusza wdrożenie ostatniego etapu wdrażania PPK, dotyczące firm zatrudniających mniej niż 20 pracowników. 23.04.2021 minie termin na zawarcie umowy z instytucją finansową o zarządzanie PPK pracowników firmy, a do 10.05.2021 termin na zawarcie umowy o prowadzenie PPK. Po więcej informacji na temat zasad i kosztów działania PPK odsyłamy do oficjalnej witryny www.mojeppk.pl

Jak widać, zatrudnienie pracowników związane jest z wieloma obowiązkami i formalnościami. Warto przy tym pamiętać, że opisaliśmy przypadek pracownika związanego z pracodawcą UoP i dla innych umów takie formalności mogą wyglądać inaczej – zależnie od ich charakteru. Wszystkie powyżej opisane zagadnienia są bardzo ważne, by zapewnić pracownikowi wysokie poczucie bezpieczeństwa i stabilności w pracy, a co za tym idzie – wpływać na jego pozytywny stosunek do pracodawcy i budowanie z nim przyjaznych relacji.

Chcesz uniknąć potencjalnych błędów podczas zakładania lub prowadzenia firmy? Pobierz nasz bezpłatny PORADNIK FOUNDERA. Publikacja jest dostępna TUTAJ.