Trzy najczęściej spotykane umowy, które spółki podpisują z pracownikami, to umowy: zlecenia, o dzieło i o pracę. Są to trzy różne stosunki prawne mające źródło w innych regulacjach prawnych. Umowa o pracę jest regulowana przez Kodeks pracy, a umowa o dzieło i umowa zlecenia w Kodeksie Cywilnym (odpowiednio art. 627 i nast. k.c. i art. 734 i nast. k.c.).

Jednym z najczęściej popełnianych błędów przez podmioty gospodarcze jest zatrudnianie osób na umowach cywilnoprawnych, które noszą znamiona umów o pracę oraz wymaganie od nich obowiązków wynikających ze stosunku pracy. Może mieć to daleko idące konsekwencje, zaś uznanie takich umów (w przypadku kontroli) za umowy o pracę skutkować będzie odprowadzeniem zaległych składek oraz podatków.

W Kodeksie pracy i wielu fachowych publikacjach dostępnych online można znaleźć definicje i przykłady zastosowań każdej z umów, ale w dzisiejszym artykule skupimy się na krótkim omówieniu różnic oraz na tym,  jak te umowy umiejętnie stosować i nie popełniać typowych błędów.

UMOWA O PRACĘ

Przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania określonego rodzaju pracy na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę. Pracodawca zaś zobowiązuje się do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. (art. 22 § 1 k.p.). Kodeks pracy określa prawa i obowiązki pracowników i pracodawców. Pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Pracodawcą jest z kolei jednostka organizacyjna, w tym wypadku spółka. Postanowienia umów o pracę oraz innych aktów, na których podstawie powstaje stosunek pracy, nie mogą być mniej korzystne dla pracownika niż przepisy prawa pracy. Oznacza to, że nawet jeśli w zapisach umowy z pracownikiem znajdą się zapisy niekorzystne dla pracownika albo dyskryminujące, to zamiast nich stosuje się odpowiednie przepisy prawa pracy. 

Reasumując, pracodawca zawierając umowę o pracę zobowiązuje się do zatrudnienia pracownika w określonym wymiarze i zapłacenia mu za wykonaną pracę ustalonej kwoty. 

Pracownik zobowiązuje się osobiście wykonywać na jego rzecz określoną pracę – pod jego kierownictwem oraz w czasie i miejscu wskazanym przez pracodawcę.

Przepisy Kodeksu pracy i ustaw szczególnych regulują całą relację stosunek pracy i powodują, szereg wzajemnych zobowiązań i uprawnień pomiędzy stronami Tyle teoria, a życie oczywiście pisze własne scenariusze, bo w rzeczywistości gospodarczej często pojawiają się nieprzewidziane sytuacje. 

Co z nadgodzinami?

Praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy (wynikające np. z ustalonego w danej firmie systemu pracy), stanowi pracę w godzinach nadliczbowych. Formalnie jest ona dopuszczalna w razie: konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii; szczególnych potrzeb pracodawcy. 

Za pracę w godzinach nadliczbowych, oprócz normalnego wynagrodzenia, przysługuje dodatek w wysokości:

– 100% wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających: w nocy, w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy;

– 50% wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w każdym innym dniu niż określony w punkcie wyżej.

Jak w każdej dziedzinie życia, zawsze sugerujemy tutaj zachowanie zdrowego rozsądku i działanie w  porozumieniu i wzajemnym szacunku.  Każdej ze stron powinno zależeć na dobrej opinii na rynku, zarówno w ramach tzw. employer brandingu, jak i możliwości uzyskania referencji przez pracownika (często nieformalnych). Pamiętać przy tym trzeba, że ciągłe, nieuzasadnione zlecenia pracownikom zadań w ramach nadgodzin może zostać uznane za naruszanie praw pracowniczych i zakończyć interwencją odpowiednich organów, przede wszystkim Państwowej Inspekcji Pracy.

Umowa o pracę może być zawarta na:

• okres próbny (tylko raz z danym pracownikiem, w celu sprawdzenia jego kwaliflikacji)
• czas określony (nie więcej niż 3 umowy z rzędu z 1 pracownikiem, łącznie na maksymalnie 33 miesiące) 
• czas nieokreślony.

Dookoła umowy o pracę pojawia się często szereg wątpliwości dotyczących szczególnie nieprzyjemnych sytuacji związanych z rozwiązaniem umowy i przebiegu takiego procesu. Poniżej postaramy się wyjaśnić najważniejsze z nich.

Jak rozwiązać umowę o pracę?

Umowa o pracę rozwiązuje się: 

• na mocy porozumienia stron;
• przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem); 
• przez oświadczenie jednej ze stron bez zachowania okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia); 
• z upływem czasu, na który była zawarta. 

Umowa o pracę na okres próbny rozwiązuje się z upływem tego okresu, a przed jego upływem może być rozwiązana za wypowiedzeniem (art. 30 § 1 i 2 KP).

Każda ze stron może rozwiązać umowę o pracę za wypowiedzeniem, a jej rozwiązanie następuje z upływem okresu wypowiedzenia. Okres ten zależy od rodzaju zawartej umowy.

Okres wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na okres próbny wynosi:

• 3 dni robocze, jeżeli okres próbny nie przekracza 2 tygodni;
• 1 tydzień, jeżeli okres próbny jest dłuższy niż 2 tygodnie;
• 2 tygodnie, jeżeli okres próbny wynosi 3 miesiące.

Okres wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony i umowy o pracę zawartej na czas określony jest uzależniony od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy i wynosi:

• 2 tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy;
• 1 miesiąc, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy;
• 3 miesiące, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.

Strony mogą po dokonaniu wypowiedzenia umowy o pracę przez jedną z nich ustalić wcześniejszy termin rozwiązania umowy; ustalenie takie nie zmienia trybu rozwiązania umowy o pracę.

Strony przy podpisywaniu umowy mogą zawsze umówić się na dłuższy okres wypowiedzenia niż wynikałby z kodeksu (np. jako zachęta dla pracownika do przejścia do nowej firmy).

UMOWA ZLECENIA

Przepisy dotyczące umowy zlecenie, w przeciwieństwie do przepisów regulujących umowy o pracę, znajdują się w Kodeksie cywilnym. Stosuje się zatem do nich przepisy dotyczące prawa cywilnego, a nie prawa pracy. W ramach tej umowy przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności dla dającego zlecenie. Umowa zlecenia to również umowa starannego działania, co oznacza, że zleceniobiorca dąży do zrealizowania zadań przy zachowaniu należytej staranności. Minimalna stawka godzinowa dla osób świadczących pracę na podstawie umowy zlecenia od dnia 1 stycznia 2020 roku wynosi 17,00 zł brutto za godzinę (i należy założyć, że co roku będzie rosnąć).

W umowie zlecenia można zawrzeć m.in. postanowienia dotyczące możliwości wykorzystania osób trzecich do realizacji zlecenia, zakazu konkurencji, przeniesienia praw autorskich.

Przykład – zlecenie polegające na przeprowadzce biura

Zlecamy Janowi Kowalskiemu przeprowadzenie tego projektu. Określamy które przedmioty, skąd i dokąd oraz w jakim terminie mają trafić.

To Jan Kowalski decyduje, czy zawoła do pomocy kolegów, czy nie oraz czy będzie pracował teraz, w nocy czy o świcie. Jeśli Jan Kowalski (lub którykolwiek z jego podwykonawców) uszkodzi nasze mienie, to odpowie za to w całości swoim majątkiem.

Umowę zlecenia można zawrzeć na czas czas określony, np. wynikający z czasu, jaki jest potrzebny do wykonania danej czynności lub na dłuższy czas, zakładając, że Zleceniobiorca będzie podejmował się danej pracy w razie zapotrzebowania ze strony firmy i w miarę dostępności wykonawcy. Określa się wówczas np. stawkę godzinową i na koniec miesiąca następuje rozliczenie z faktycznie zrealizowanych godzin. Sprawdza się to idealnie do prac sezonowych albo projektów organizowanych w nieregularnych odstępach czasu (np. eventy, imprezy itd).

Umowa zlecenia może być wypowiedziana w taki sposób, jaki strony określą w jej treści. Umowa zlecenia nie korzysta z przywilejów stosunku pracy, ponieważ jej zasady zostały uregulowane w Kodeksie cywilnym. W związku z tym sposób i tryb jej zakończenia warto określić szczegółowo w treści umowy.

UMOWA O DZIEŁO

Umowa o dzieło często nazywana jest umową rezultatu. Oznacza to, że przedmiotem umowy jest efekt końcowy wykonanego dzieła. Osoba wykonująca dzieło ponosi pełną odpowiedzialność za wynik pracy, czyli ewentualne wady wykonanego dzieła, których usunięcia może żądać zlecający. Umowy o dzieło nie może wypowiedzieć żadna ze stron, natomiast można odstąpić od niej w pewnych przypadkach. Zlecający może odstąpić od umowy gdy: dzieło zawiera wady, których nie da się usunąć, wykonawca spóźnia się z rozpoczęciem lub wykończeniem dzieła w sposób tak istotny, że bardzo prawdopodobne jest, iż nie ukończy dzieła w przewidzianym w treści umowy terminie, wykonawca tworzy dzieło w sposób wadliwy albo sprzeczny z umową i nie reaguje na wezwanie zamawiającego do zmiany sposobu wykonania bądź naprawy spowodowanych wad, dzieło nie zostało ukończone. Przyjmujący zlecenie może odstąpić od umowy jedynie w przypadku, gdy wykonanie dzieła wymaga współdziałania zamawiającego, a ten takiego odmawia. 

Podobnie jak przy umowie zlecenia, co do zasady wykonawca sam decyduje o sposobie, czasie i miejscu jego wykonania, chyba że w umowie określone są specyficzne wymogi jego dotyczące. 

Atrakcyjnym aspektem finansowym każdej umowy o dzieło oraz umowy zlecenia są tzw. koszty uzyskania przychodu. Z założenia, każda taka umowa oznacza ryczałtowe 20% kosztów po stronie wykonawcy, a w pewnych okolicznościach zastosować można aż 50%.

Przykład – wynagrodzenie wykonawcy umowy o dzieło przy 20% kosztach uzyskania przychodu

Strony umówiły sie, że za wykonanie strony internetowej wykonawcy przysługuje wynagrodzenie w wysokości 2.000 zł.

Przy obliczaniu należnego wynagrodzenia, zleceniodawca uwzględnia 500 zł (20%) kosztów, czyli oblicza dochód wykonawcy na poziomie 1.500 zł (a nie 2.000 zł) i od tej kwoty odprowadza zaliczkę na PIT. Dzięki temu wynagrodzenie netto wykonawcy jest wyższe, niż wynika z kwoty brutto na umowie.

Jeśli dodatkowo umowa zakłada, że wraz z przekazaniem dzieła przeniesione na zleceniodawcę będą również prawa autorskie do dzieła, to wówczas przyjmuje się, że koszty uzyskania przychodu z takiej umowy wynoszą aż 50%.

UMOWA O DZIEŁO A UMOWA ZLECENIA

Czym różni się umowa o dzieło a umowa zlecenia?

• odpowiedzialnością za jej wykonanie. W ramach umowy o dzieło jej wykonawca odpowiada za rezultat swojej pracy, natomiast w przypadku umowy zlecenia zleceniobiorca zobowiązuje się jedynie do należytego wykonania czynności zawartej w umowie, nie biorąc odpowiedzialności za jej ostateczny efekt;
• umowa zlecenia może być co do zasady wypowiedziana w każdej chwili (chyba że co innego zastrzeżono w umowie, wówczas natychmiast można ją wypowiedzieć wyłącznie “z ważnych powodów”, natomiast umowa o dzieło określa konkretne warunki, w jakich może dojść do odstąpienia od niej;
• umowa o dzieło jest umową odpłatną – przyjmującemu zamówienie za wykonane dzieło zawsze należy się wynagrodzenie (teoretycznie zlecenie może być nieodpłatne);
• obowiązkami wobec ZUS – zleceniobiorcy co do zasady objęci są obowiązkowym ubezpieczeniem społecznym. Natomiast osoby wykonujące dzieło – nie.

Wielu przedsiębiorcom trudność sprawia czasami zdecydowanie, jaki rodzaj umowy powinien zawrzeć z wykonawcą (świadomie nie używamy słowa “pracownikiem”). Z jednej strony kuszące jest przyjęcie umowy o dzieło jako punktu wyjścia, bo oznacza to niższe koszty dla pracodawcy i/lub wyższe wynagrodzenie wykonawcy. Z drugiej jest ryzyko zakwestionowania takiego wyboru przez organy kontrolujące spółkę w przyszłości.

Kluczowym kryterium powinno tutaj być to, czy efektem wykonanej pracy będzie jakiś jeden, niepowtarzalny rezultat, np. utwór, aplikacja. Jeśli tak, to ryzyko jest względnie niskie. Jeśli natomiast jest to jakaś powtarzalna czynność, najczęściej praca fizyczna, której rezultatem jest jakiś efekt (np. “jest czysto”) i trudno mówić o powstaniu dzieła, to bezpieczniejsza będzie umowa zlecenia.

Jak widać, granica czasami może być płynna i jeśli w grę nie wchodzą duże kwoty, to lepiej wybrać rozwiązanie bezpieczniejsze dla spółki i spać spokojnie.

UWAGA NA B2B

Czasami firma pracuje ze swoimi podwykonawcami na umowach typu B2B, gdzie stroną umowy z drugiej strony jest firma, czyli jednoosobowa działalność gospodarcza, a mimo to wzajemne traktowanie się stron ma podobną relację jak pracownik-pracodawca. Np. taki “pracownik” ma normalne prawo do urlopu i korzysta z różnych narzędzi i przywilejów pracowniczych, z których korzystają jego koledzy na umowach o pracę. Tego typu konstrukcje niosą za sobą ryzyko podważenia ich przez ZUS i PIP (Państwową Inspekcję Pracy), szczególnie jeśli dana “firma” w roli pracownika nie świadczy swoich usług nikomu innemu.  Skutkiem takiego podważenia może być np. nakaz dopłaty zaległych składek ZUS wstecz wraz z odsetkami i mandat karny. Wiele firm wybiera jednak takie rozwiązanie i do kontroli nigdy nie dochodzi albo w umowach wpisuje się dodatkowe zapisy pozornie przenoszące ryzyko na wykonawcę.

Najczęstszą pobudką do zawierania takich umów jest chęć obniżenia kosztów zatrudnienia najlepiej zarabiających pracowników. Jeśli pracownik miałby zarabiać 10.000 netto, to przy umowie o pracę całkowity koszt pracodawcy wyniesie ok 17.000 zł, a w przypadku B2B ok 13.700 zł, co oznacza oszczędność roczną na poziomie prawie 40.000 zł.

Bezspornym faktem jest, że w wielu firmach to po prostu działa. Ale są też takie, które zapłaciły dotkliwe kary. Każdy musi rozstrzygnąć sam, czy oszczędności vs potencjalne ryzyko naliczenia składek i podatków wstecz są dla niego tyle warte. 

Chcesz uniknąć potencjalnych błędów podczas zakładania lub prowadzenia firmy? Pobierz nasz bezpłatny PORADNIK FOUNDERA. Publikacja jest dostępna TUTAJ.